Me llegó una factura que no reconozco. ¿Y ahora?
Cómo buscar en tu ERP, verificar en el SII, detectar si es un fraude y rechazarla correctamente antes de que se acepte sola.
Son las 9 AM y tu contador te llama: "Oye, tenemos una factura de $4 millones de un proveedor que no te suena. ¿La pagamos?" Es un momento incómodo y más común de lo que parece. Antes de hacer cualquier cosa, tienes 8 días para investigar, y este artículo te muestra exactamente cómo hacerlo.
EL PRIMER PASO: BUSCAR EN TU PROPIO SISTEMA ANTES DE IR AL SII
TU ERP PRIMERO
1. Busca la factura en tu sistema de gestión
Antes de correr al SII, el lugar más rápido para resolver la duda es tu propio sistema: ERP, software de compras, o incluso un Excel de órdenes de compra. El objetivo es responder una pregunta simple: ¿existe alguna OC u operación que explique esta factura?
Si tienes ERP con módulo de compras
Busca en el módulo de cuentas por pagar o compras por el RUT del proveedor emisor. Lo que debes encontrar para que la factura sea legítima es alguno de estos tres vínculos:
Orden de Compra (OC): ¿Existe una OC abierta o cerrada parcialmente para este proveedor, por un monto similar? Si la factura tiene un número de OC en su campo de referencias, compara directamente.
Recepción de mercadería o servicio: ¿Hay un registro de entrada de bodega (en el caso de bienes), o un informe de conformidad / acta de recepción (en el caso de servicios)? Si el servicio fue entregado, debe haber algún rastro.
Contrato o acuerdo previo: ¿Hay un contrato vigente con ese proveedor que cubra este período? Facturas de servicios recurrentes (mantención, arriendo de equipos, aseo) pueden llegar sin OC explícita si el contrato lo permite.
Si usas sistema de facturación gratuito del SII (sin ERP)
Puedes ver los documentos tributarios recibidos directamente en el portal SII → Factura Electrónica → Historial DTE y respuesta a documentos recibidos → Ver documentos recibidos. Ahí filtra por RUT emisor, fecha o tipo de documento. ↗ SII — Ver DTE recibidos
Si usas software de mercado (Bsale, Nubox, Defontana, etc.)
La mayoría de estos sistemas se sincronizan automáticamente con el RCV del SII. Busca la factura por número de folio o RUT del emisor en la sección de documentos recibidos o cuentas por pagar. Revisa si tiene una OC vinculada y si el responsable del área que debería haber generado la compra la reconoce.
No preguntes al contador primero: pregunta al área
Si no encuentras la OC en el sistema, la primera pregunta no es tributaria: es operacional. Llama al jefe del área que podría haber contratado ese servicio o bien y pregúntale directamente. Muchas facturas "desconocidas" son compras urgentes que alguien autorizó verbalmente y olvidó registrar.
SI NO ENCUENTRAS NADA: CÓMO VERIFICAR LA FACTURA EN EL SII
VERIFICACIÓN OFICIAL
2. Las tres consultas que debes hacer en el SII
Si después de revisar tu sistema la factura sigue sin explicación, es momento de ir al origen. El SII ofrece tres herramientas gratuitas para validar cualquier documento tributario electrónico:
Para hacer la consulta de validez y contenido necesitas tener a mano:
Qué resultado esperas si la factura es legítima
El sistema SII debería confirmar que el DTE existe, que el emisor está autorizado, y que los datos del documento coinciden con lo informado al SII. Si todo calza, el documento es tributariamente válido —lo que no significa necesariamente que tú contrataste ese servicio, pero al menos no es una falsificación.
SI SOSPECHAS FRAUDE: CÓMO DETECTARLO Y QUÉ HACER
SEÑALES DE ALERTA
3. ¿Puede ser una factura fraudulenta? Esto es lo que debes revisar
Las facturas fraudulentas dirigidas a empresas reales existen y han causado daños millonarios. El fraude más común no es una factura "inventada" técnicamente (el SII la rechazaría al instante), sino una factura tributariamente válida, emitida por un RUT real, pero que corresponde a una operación que nunca ocurrió o fue fabricada para crear una obligación de pago falsa.
Escenario de fraude típico
Recibes por correo un PDF de una factura de $3.2 millones por "servicios de asesoría comercial" de una empresa que nunca contrataste. El correo parece legítimo, tiene logo, dirección y número de factura. Pero no hay OC, nadie en tu empresa recuerda ese proveedor, y hay cierta urgencia: "por favor confirmen el pago antes del viernes".
Señales de alerta a evaluar
La factura llegó solo por correo PDF, sin que aparezca en tu RCV del SII
Una factura electrónica legítima llega al SII directamente. Si no aparece en tu Registro de Compras, el documento PDF podría ser adulterado o falso. Verifica siempre en el portal SII.
El emisor no aparece como contribuyente autorizado en el SII
Si el RUT no está habilitado para emitir facturas electrónicas, el documento no puede ser un DTE legítimo.
Los datos del PDF no coinciden con lo que el SII tiene registrado
Si al "Verificar contenido" el monto, fecha o receptor no coincide con el archivo que te enviaron, alguien adulteró el documento.
La descripción del servicio es vaga o genérica: "servicios varios", "asesoría"
No es suficiente para concluir fraude, pero sí para investigar más. Llama directamente al teléfono oficial del proveedor (búscalo tú, no uses el del correo recibido).
Te presionan a pagar con urgencia antes de que "venza el plazo"
El plazo de 8 días es para que tú reclames, no para que pagues. La presión artificial es una señal de alerta.
El RUT existe, el DTE es válido en SII, y la descripción tiene sentido para tu giro
No es fraude técnico. Investiga en tu empresa quién autorizó el servicio antes de rechazar.
Riesgo tributario si aceptas una factura falsa
Registrar una factura que corresponde a una operación inexistente puede exponerte a rechazo del crédito fiscal del IVA, multas, y fiscalización del SII por uso indebido de crédito fiscal. El principio de "buena fe" te protege si actuaste razonablemente, pero no si había señales evidentes que ignoraste. ↗ AsesoríasAMP — Facturas falsas y riesgo SII
CÓMO RECHAZAR LA FACTURA FORMALMENTE ANTES DE QUE SE ACEPTE SOLA
EL PLAZO QUE NO PUEDES PERDER
4. Tienes 8 días. Después, la factura se acepta automáticamente.
Este es el punto más importante de toda la guía. La ley es categórica: Si no reclamas dentro de 8 días corridos desde que la factura fue recepcionada por el SII, se considera aceptada irrevocablemente. Ojo: el reloj parte desde que el SII la recepciona, no desde que tú la ves en tu correo o en tu ERP. Esto lo establece la Circular SII N°4 de enero 2017.
Eso significa que en teoría debes el pago y el emisor puede cobrar por vía ejecutiva. ↗ SII — Plazo 8 días corridos ↗ SII — Acuse automático
Los 8 días se cuentan desde que la factura llega al SII, no a tu correo
El reloj parte cuando el DTE es recepcionado por el SII, no cuando tú te enteras. Una factura puede estar en el sistema días antes de que alguien en tu empresa la vea. Por eso es crucial revisar el RCV periódicamente. ↗ SII FAQ — Inicio del plazo
Las 5 opciones que tienes al recibir una factura
El SII te permite hacer una de estas cinco acciones ante un DTE recibido:
ACCIÓN QUÉ SIGNIFICA RESULTADO EN RCV
*** Excepción: facturas recibidas en el SII en los últimos 8 días del mes tienen su acuse automático al mes siguiente. Si necesitas el crédito fiscal ese mismo mes, da tú el acuse de recibo manualmente.
Irrevocable: no hay vuelta atrás
Si otorgas el acuse de recibo, no puedes reclamar después. Y si reclamas, no puedes aceptar después. Son acciones definitivas e irrevocables. Decide con certeza.
↗ SII — Guía Aceptación/Reclamo DTEPASO A PASO
Cómo reclamar una factura en el SII
Entra a sii.cl con el RUT de tu empresa y clave tributaria (o certificado digital del representante legal).
Ve a Servicios Online → Factura Electrónica → Registro de Compras y Ventas. Accede al RCV y selecciona la pestaña Compras del período correspondiente. ↗ SII — RCV
Ubica la factura en cuestión. También puedes ir directamente al Registro de Aceptación o Reclamo de un DTE, ingresar el RUT del emisor, folio y tipo de documento para buscarla individualmente. ↗ SII — Registro de Reclamo DTE
Selecciona la causal correcta según tu situación (contenido incorrecto, falta parcial, o falta total del servicio) y confirma la acción. El sistema registrará tu reclamo.
Notifica al emisor. La ley establece que el reclamo debe ponerse en conocimiento del emisor por correo electrónico, carta certificada u otro medio fehaciente. Un correo con acuse de lectura es suficiente en la práctica. ↗ Ley 19.983 Art. 3°
También puedes reclamar desde el Portal MiPyME del SII
Si emites facturas a través del Portal MiPyME del SII, puedes generar respuestas de aceptación o reclamo de DTE desde esa misma plataforma, sin necesidad de ir al RCV por separado. ↗ SII — Guía Portal MiPYME
CÓMO NO VOLVER A PASAR POR ESTO: ALERTAS Y RUTINAS PREVENTIVAS
PREVENCIÓN
5. Dónde ver todas las facturas que te emitieron y cómo configurar alertas
El problema de fondo no es una factura rara: es que en muchas PyMEs nadie revisa el RCV periódicamente. La factura se acepta sola a los 8 días y el problema aparece cuando el proveedor cobra o cuando el contador cierra el F-29.
Dónde ver tus facturas recibidas
SII — RCV
Acceder →ERP / Software contable
(Bsale, Nubox, Defontana, etc.)
Fingo
(si operas con factoring o confirming)
Alertas prácticas que puedes activar hoy
El SII no envía notificaciones push cuando te llega una factura nueva —el sistema es pull, es decir, tú tienes que ir a buscarlo. Pero puedes crear tus propias alertas con herramientas simples:
Calendario semanal fijo. Bloquea 20 minutos los lunes y jueves para revisar la pestaña de Compras del RCV. Es la medida más simple y más efectiva. Si tienes más de 5 facturas de proveedor por semana, hazlo todos los días.
Delega con acceso. Autoriza a tu contador o al encargado de finanzas como usuario autorizado en el SII para tu empresa. Ellos pueden revisar el RCV sin necesitar la clave maestra del representante legal. ↗ SII — Registro Compras y Ventas
Notificación en tu ERP. Si usas software contable conectado al SII (Nubox, Bsale, Defontana, etc.), activa las notificaciones de documentos pendientes de aceptación. Muchos envían correos automáticos cuando llega una factura nueva.
Alerta de monto. Define una regla interna: cualquier factura nueva de proveedor desconocido o sobre un monto determinado (por ejemplo, $500.000 o más) debe ser validada por el dueño o gerente antes de aceptarse. Ponlo en un procedimiento escrito, aunque sea un párrafo en un correo.
Revisa el RCV los últimos días del mes. El SII señala expresamente que las facturas recibidas en los últimos 8 días del mes tienen su acuse de recibo automático al mes siguiente. Esto puede confundirte si cierras libros a fin de mes. ↗ SII — Facturas últimos 8 días del mes
Checklist: llegó una factura que no reconozco
Paso 1 — Investiga en tu sistema (día 1–2)
Paso 2 — Verifica en el SII (día 1–2)
Paso 3 — Decide (antes del día 7)
Fuentes oficiales de esta guía
Toda la información está respaldada en normativa y herramientas del SII. Principales referencias: